Från och med våren 2025 får personer med skyddade personuppgifter inte längre registreras i IdrottOnline. Det gäller både nuvarande och framtida medlemmar. För er förening innebär det att ni behöver se över era rutiner och säkerställa att dessa personuppgifter hanteras på ett tryggt sätt – men utanför IdrottOnline.

Alla personer med skyddad identitet raderas från systemet 5 september 2025.

Vad är skyddade personuppgifter?

Skyddade personuppgifter gäller personer som av säkerhetsskäl har fått särskilt skydd från Skatteverket, till exempel vid hot eller förföljelse.

För föreningar

Alla föreningar som berörs behöver hantera sina register och upprätta rutiner för att hantera skyddade personuppgifter. En person som har skyddade personuppgifter ska inte finnas med i föreningens medlemsregister i IdrottOnline.

Som förening behöver ni skapa nya rutiner för hantering av skyddade personuppgifter. Vidare måste ledare och administratörer informeras om förändringen och föreningen välja en säker lösning för att hantera dessa uppgifter. Varje förening avgör själv vilken metod som är bäst, men säkerheten måste alltid vara garanterad.

Checklista förening

1. Ingen registrering får ske i IdrottOnline
   Medlemmar med skyddade personuppgifter får inte registreras i IdrottOnline eller Idrottsarenan. Om en medlem redan finns registrerad och därefter får skyddade personuppgifter, ska uppgifterna omedelbart tas bort. Personer med skyddad identitet kommer från och med 5 september 2025 löpande automatiskt raderas från Idrottonline.
   
   
2. Skapa ett separat register – offline eller i säkrat system
   Man kan istället exempelvis använda ett lokalt dokument, till exempel Excel, som sparas på en krypterad och lösenordsskyddad dator. Dessa uppgifter får inte skickas via e-post eller sparas i molntjänster. Analoga register på som papper och penna fungerar också. Andra digital system får användas, men endast om leverantören kan garantera säkerheten och full GDPR-efterlevnad.
   
   
3. Begränsa åtkomsten till skyddade uppgifter
   Endast särskilt utsedda personer, får ha tillgång till registret. Tydliga instruktioner för hantering och vad som gäller om information ska finnas.
   
   
4. Anpassa kommunikation så att inga skyddade uppgifter delas
   Dela aldrig namn eller annan identifierande information om personer med skyddad identitet offentligt – inte i deltagarlistor, utskick, på hemsidor eller i sociala medier. Vid tävlingar och andra evenemang kan fejkade namn användas. Kommunicera med personen hur kommunikation kan göras och vilka kanaler som används.
   
   
5. Löpande översyn av skyddade uppgifter
   Se till att medlemsregistret granskas regelbundet. Radera personuppgifter som inte längre behövs och skapa rutiner för detta, till exempel genom genomgång varje kvartal, halvår eller år.
   
   
6. Utse ansvarig i föreningen
   Varje förening ska utse en person som ansvarar för hantering av skyddade personuppgifter, exempelvis medlemsansvarig, kassör eller sekreterare.

• SKF checklista för föreningar som pdf pdf, 406 kB.

Viktigt!

Det kan ibland vara svårt att på förhand veta hur det smidigaste säkra sättet ser ut. Då är det bra att påminna sig om att säkerheten för de personer som har skyddade personuppgifter är det allra viktigaste, vissa praktiska saker kanske får falla på plats allt eftersom. All personinformation ska alltid behandlas med största respekt – det handlar om människors trygghet och säkerhet.

För förbundet

Svenska Kanotförbundet har enligt RF ansvar för att informera föreningarna om vad som gäller kring hantering av skyddade personuppgifter. Vidare ska förbundet vara ett stöd för föreningarna genom att rekommendera rutiner och arbetssätt.

• Rekommendation – Hantera skyddade personuppgifter i register

Mer stöd och information

• SKF checklista för föreningar kring hantering av skyddade personuppgifter pdf, 406 kB.

• Riktlinjer för hantering av skyddade personuppgifter
• RF:s samlingssida om skyddade personuppgifter
• Skatteverkets information om skyddade personuppgifter
• LOK-stödsrapportering för personer med skyddade personuppgifter

Föreningen kan även kontakta sitt RF-SISU distrikt för att få stöd i arbetet – hitta närmaste distrikt.

Kontakt

Har du några frågor angående de nya rutinerna kring skyddade personuppgifter eller tveksamma kring hur ni ska gå tillväga är ni välkomna att kontakta oss.

Johan Nilsson
Verksamhetsutvecklare – Förening & tävling
johan.nilsson@kanot.com
073-331 19 79